Año 2022
1. Personas a las que está dirigida la política de Amigos Mabe Plus Andina Esta política está dirigida todos los titulares de información personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos del programa de fidelización Amigos Mabe Plus Andino que es operado y administrado por Formas Estratégicas SAS administra, quien actúan en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.
2. Ámbito legal de la Política De conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia en su artículo 15, la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, deberá existir un tratamiento adecuado de los datos personales por quienes ostentan la calidad de responsables de las bases de datos que se encuentren en su poder. Adicional a lo anterior, el literal k) del artículo 18 de la ley 1581 de 2012 obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos". El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012.
3. Obligaciones Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para Amigos Mabe Plus, en calidad de responsables, así como todos los terceros que obran en nombre de Amigos Mabe Plus, o que, sin actuar en nombre de esta, tratan datos personales por disposición de ésta como encargados. Tanto los responsables como los encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/ o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados. En caso de incumplimiento de alguna de las obligaciones aquí mencionadas, por parte de las personas señaladas, los titulares de la información disponen del correo electrónico info@amigosmabe.com.co, y la línea 018000413828, en donde podrán poner cualquier queja, reclamo o consulta.
4. Estructura Corporativa: En razón a lo dispuesto en el Decreto 1377 de 2013 y en su ley marco 1581 de 2012, se deja constancia que los responsables del Tratamiento cuentan con la escritura administrativa necesaria para asegurar la atención de los requerimientos, quejas, consultas y reclamos relacionados con la protección de los datos que tenemos en nuestro poder. Por lo tanto, Amigos Mabe Plus cuenta con la capacidad necesaria para que se puedan ejercer libremente los derechos que tienen los titulares de los datos, tales como el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información personal; así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales. Amigos Mabe Plus cuenta con un equipo encargo de recibir las comunicaciones, reclamos, quejas y consultas que directamente realizan los participantes que han decidido libremente participar, aceptar, entregar, consultar, actualizar la información personal, y cuenta con una herramienta diseñada para que todos los participantes puedan realizar reclamos, quejas, consultas y demás, respecto de sus derechos como titulares de los datos que son objeto de tratamiento por parte del Responsable del Tratamiento.
5. Derechos aplicables a los titulares de datos personales Amigos Mabe Plus se compromete a respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos: a) Conocer, actualizar y rectificar los datos personales. Para el efecto es necesario establecer previamente la identificación de la persona para evitar que terceros no autorizado accedan a los datos del titular del dato. b) Obtener autorización suscrita por éstos en calidad de titulares de los datos. c) Informar sobre el uso que Formas Estratégicas en nombre de Amigos Mabe Plus y como administrador y operador de los programas de Fidelización e incentivos ha dado a los datos personales del titular. d) Dar trámite a las consultas y reclamos siguiendo las pautas establecidas en la ley y en la presente política. e) Acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización y/o supresión del dato personal cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento por parte de Amigos Mabe Plus se ha incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 o a la Constitución. f) El Titular también podrá revocar la autorización y solicitar la supresión del dato, cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos o archivo del responsable o encargado. g) La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del responsable o encargado. h) Acceder en forma gratuita a sus datos personales. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular.
6. Información recolectada por Amigos Mabe Plus: Se puede recolectar información personal del participante a partir de una variedad de fuentes, incluyendo: a) Interacción electrónica y en línea con nosotros, incluyendo vía sitios de internet del programa administrado y operado, Aplicaciones móviles, programas de mensajes de texto o a través de whatsapp y centro de atención telefónica y redes sociales b) Interacciones fuera de línea con nosotros, incluyendo campañas de marketing, vía tarjetas o formatos de registro, inscripciones a concursos y contactos a través de las líneas dispuestas para programas de fidelización, actividades de promoción c) Sus interacciones con contenido en línea direccionado (como publicidad) que, como proveedor de servicio en nombre del tercero, proporcione al participante mediante sitios web o aplicaciones de terceros. d) Información que nos proporcionan directamente: Esta es información que nos proveen conscientemente para un propósito específico, incluyendo: a. Información personal de contacto, incluyendo cualquier información que permita a Amigos Mabe Plus contactarlo personalmente (ej. nombre, dirección de domicilio o de correo y teléfono); b. Información Demográfica, incluyendo fecha de nacimiento, edad, genero, localización (e. código postal, ciudad, estado y geolocalización), productos favoritos, hobbies, intereses, información de estilo de vida; ventas realizadas, compras realizadas. c. Información de acceso a la Cuenta que le habilitamos en el portal web perteneciente al programa, incluyendo cualquier información que es requerida para que el participante establezca una Cuenta de usuario con Amigos Mabe Plus (ej. login ID/email, nombre de usuario, contraseña y preguntas/respuestas de Seguridad); d. Retroalimentación de participante, incluyendo información que el participante comparta con Amigos Mabe Plus sobre su experiencia como participante del programa (ej. Sus comentarios y sugerencias, testimonios y otra retroalimentación relacionada con los programas) e. Contenido generado por el participante, incluyendo cualquier contenido ([e.j fotos, videos e historias personales) que el participante crea y luego comparte con el programa Amigos Mabe Plus. f. Información que nosotros recolectamos cuando el participante interactúa con los Sitios de Amigos Mabe Plus. g. En Amigos Mabe Plus usamos cookies y otras tecnologías de seguimiento que recolectan cierto tipo de información cuando el participante interactúa con nosotros. h. Información recolectada de otras fuentes; en amigos mabe plus podemos recolectar información del participante de otras fuentes legítimas con el propósito de proporcionarle acceso a los programas. Tal información puede incluir: • Información personal; y que el participante haya (a ese tercero) autorizado compartir con nosotros (ej. Nombre dirección de correo, datos de contacto telefónico), Amigos Mabe Plus podrá solicitar información sensible, y cuando así sea, previo a la autorización dada por el titular se pondrá en conocimiento del titular de forma explícita que se está solicitando autorización para el tratamiento de dicha información.
7. Finalidades del tratamiento de la información y datos personales Amigos Mabe Plus recolecta información y la usa únicamente según sea necesario para los propósitos para los cuales fue obtenida. Amigos Mabe Plus puede usar su información personal para algunas o todas las siguientes finalidades: • Ordenes de Redenciones – Para procesamiento y envío sus órdenes y para informar sobre el estatus de sus órdenes. • Conservación de cuenta – Para crear y mantener su Cuenta con nosotros, incluyendo la administración de programas de lealtad o de incentivos que estén asociados con su Cuenta. • Servicio al participante – Para proporcionarle Servicio al participante, incluyendo respuestas a sus solicitudes, quejas y en general a retroalimentación sobre el programa de fidelización que administramos y operamos. El servicio al participante puede ser dado a través de varias formas de comunicación, incluyendo vía correo electrónico, carta, teléfono y chat en línea. • Involucramiento de participante – Para hacer que esté involucrado más activamente con nuestros programas o Servicios. Esto puede implicar el uso o publicación de contenido generado por el participante. • Personalización – Amigos Mabe Plus puede combinar información personal obtenida de una Fuente (ej. Un sitio web) con información obtenida de otra fuente (ej. Un evento presencial). Esto le permite a Amigos Mabe Plus tener un panorama más complete de el participante como consumidor, lo cual, a su vez, le permite a Amigos Mabe Plus atenderlo mejor y de forma más personalizada, inclusive con relación a: Sitios Web – Para mejorar y personalizar su experiencia en el programa o actividad, usando datos tales como información de acceso a cuenta, información técnica del computador, y/o información sobre sitios web usados previamente. Redenciones – Para mejorar los productos del catálogo de premios, ajustarlos a sus necesidades y generar ideas para nuevas actividades. Esto incluye el uso de información demográfica, información de perfil de consumidor y retroalimentación de participante; y Publicidad basada en intereses – Para enviarle información del programa ajustada a sus intereses. • Comunicación de mercadeo – Para enviarle Comunicaciones de Mercadeo cuando el participante haya aceptado recibir tales Comunicaciones (incluyendo información sobre el tercero, sus productos y servicios, concursos y promociones). Esto puede ser compartido por medios electrónicos (Ej. SMS, correo electrónico y publicidad en línea) y vía post. Si el participante acepta recibir SMS, la política de recepción de SMS del proveedor de Servicios móviles del participante aplicará, lo que podrá tener cargos asociados.
8. Procedimiento para ejercer sus derechos como titular de los datos Amigos Mabe Plus en cumplimiento de las normas sobre Protección de Datos Personales, hace de su conocimiento el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos. a) La persona dispone de los siguientes medios para el ejercicio de sus derechos como titular de la información a) línea gratuita nacional 018000 413828 b) Correo electrónico: info@amigosmabe.com.co o el correo del programa c) Puede radicar un documento que contenga la información mínima que se detalla más adelante, documento que deberá ser firmado con número de identificación y enviado o radicado a la siguiente Calle 72 A No. 81 A 37 en Bogotá d) Las personas que ejerzan alguno de los mecanismos señalados en el punto No. 6, deberá suministrar la siguiente información: a. Nombres y apellidos, b. Datos de contacto (Dirección, física y/o electrónica y teléfonos de contacto), c. Medios para recibir respuesta a su solicitud, d. Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo, e. Descripción del Derecho que desea ejercer ante Formas Estratégicas. e) En caso de que lo considere necesario, la persona podrá adjuntar los documentos en los que soporte su solicitud y/o vulneración de sus derechos. f) Una vez utilizado alguno de los mecanismos aquí mencionados, la persona podrá comunicarse con Amigos Mabe Plus dentro de los diez (10) días hábiles de radicada su solicitud, a fin de validar el estado de su requerimiento y subsanarlo en el evento en que el mismo presente inconsistencias. En todo caso, Amigos Mabe Plus se comunicará con el participante para que las mismas sean subsanadas g) En caso de que la persona o área que recibe el reclamo no es el competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. h) Amigos Mabe Plus tiene un término máximo para atender su requerimiento de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo a satisfacción. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Amigos Mabe Plus dispondrá de un sistema de información para llevar el registro de todas las actuaciones efectuadas respecto de cada reclamo en el cual se anotará, entre otras, lo siguiente: a. Fecha de recibo del requerimiento b. Datos básicos del titular y/o de quien realice el reclamo. c. Descripción de los motivos/hechos que dan lugar al reclamo. d. Fecha de envío de la respuesta al titular del dato y cierre de caso.
9. Deberes de Amigos Mabe Plus respecto de la protección de datos personales a) Deberes de Formas Estratégicas cuando obran como Responsables del tratamiento de datos personales. a. Respecto del titular del dato. i. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. ii. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. iii. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales. iv. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales. v. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política. b. Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales i. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la siguiente política. ii. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. iii. Actualizar la información cuando sea necesario. iv. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente. c. Cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado i. Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible ii. Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. iii. Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes. iv. Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. v. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
10. Compartir su información personal por parte de Amigos Mabe Plus. a. Amigos Mabe Plus no comparte su información personal con terceras partes que busquen usarla para propósitos de marketing, salvo que el participante haya dado su consentimiento específico con relación a ello.
11. Proveedores de servicios Amigos Mabe Plus puede establecer relaciones con proveedores, agentes o contratistas para proveer Servicios en su nombre, incluyendo la administración de los sitios Amigos Mabe Plus y los Servicios disponibles para el participante. Estas terceras partes es posible que puedan llegar a acceder o procesar su información personal para efectos de proveerle dichos servicios. Amigos Mabe Plus requiere a esas terceras partes, quienes pueden estar localizadas en un país diferente a aquel en el cual el participante accedió al sitio Amigos Mabe Plus o al Servicio, cumplir con la normatividad relevante de protección de datos en relación con su información personal, generalmente a través de un acuerdo escrito.
12. Aliados y promociones conjuntas Amigos Mabe Plus puede realizar programas copatrocinados o promociones con otra compañía y como parte de su participación en la actividad, podemos recolectar y usar su información personal. Su información personal únicamente va a ser compartida con otra compañía solo si el participante ha autorizado recibir información directamente de esa compañía. Amigos Mabe Plus le recomienda leer la política de tratamiento de datos de esa compañía de forma previa a compartir la información personal. Si no desea que su información personal sea compartida con una compañía diferente a la que se encuentra del Programa de Fidelización el participante siempre puede decidir no participar en dicha actividad.
13. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información: Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de www.amigosmabeplus.com, por correo electrónico enviado a los titulares. Las comunicaciones se enviarán como mínimo veinte (20) días antes de implementar las nuevas políticas y/o actualización sustancial de la misma.